RODO

Polityka prywatności | Kontrakty biznesowe | Spółki KSH

Witaj w Eura7 sp. z o.o. Znalazłeś się tutaj, aby dowiedzieć się czegoś więcej o tym w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe. Poniżej znajdziesz informacje podzielone na sekcje tematyczne, dzięki czemu możesz korzystać z Polityki prywatności zgodnie z własnymi potrzebami.

Czym jest Polityka prywatności?

Polityka prywatności to materiał informacyjny przeznaczony dla osób, których dane wykorzystujemy w ramach naszej działalności. Prezentujemy w niej zasady na jakich będziemy posługiwać się Państwa danymi. Dochowujemy starań, aby materiały informacyjne były dla Państwa możliwie najbardziej konkretne i zrozumiałe. Dlatego staramy się przygotować dedykowaną politykę prywatności dla każdego, unikatowego procesu biznesowego. Polityka prywatności często funkcjonuje pod nazwą „klauzula informacyjna”.

Gdzie mogę zapoznać się z Politykami prywatności?

Możecie Państwo zapoznać się z Polityką prywatności na stronie: https://www.eura7.com, zakładka „RODO”.

Czemu i komu poświęciliśmy ten dokument?

  • Obszar: kontrakty biznesowe
  • Temat: umowy z przedsiębiorcami działającymi w formie spółek prawa handlowego
  • Interesariusze: Przedstawiciele przedsiębiorców oraz osoby wyznaczone do realizacji umowy

Co oznacza skrót ”RODO”?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Kto wykorzystuje dane osobowe (administrator)

Administratorem Państwa danych osobowych jest Eura7 sp. z o.o. – KRS: 0000365066.

Zasady kontaktu

Możecie Państwo skontaktować się z nami osobiście, pocztą tradycyjną oraz poprzez e-mail.

Nasze dane kontaktowe

Eura7 sp. z o.o. – 31-870 Kraków, Osiedle 2 Pułku Lotniczego 47A; e-mail: [email protected].

Pomoc inspektora ochrony danych

Kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem: [email protected]. Inspektor ochrony danych to niezależny specjalista w dziedzinie prawa ochrony danych osobowych. Zapewnia Państwu pomoc w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Przykładowo: inspektor może udzielić wyjaśnień, wsparcia w realizacji przysługujących Państwu uprawnień oraz przyjąć zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych.

Nasze zadania

Poniżej prezentujemy cele, które osiągamy w toku współpracy oraz podstawy prawne umożliwiające korzystanie z Państwa danych osobowych.

Negocjacje

Prowadzimy z Państwem negocjacje umowne. Wykorzystujemy dane identyfikacyjne osób wyznaczonych do prowadzenia negocjacji. Należą do nich najczęściej imię, nazwisko, stanowisko służbowe, numer telefonu, adres e-mail oraz identyfikator użytkownika. Posługujemy się nimi do prowadzenia z Państwem rozmów telefonicznych, wymiany wiadomości tekstowych oraz organizacji wideokonferencji dotyczących naszej współpracy. Dzięki temu możemy skutecznie porozumiewać się z Państwem, dobierając najlepsze w danej sytuacji narzędzia kontaktu. Ułatwia nam to ustalenie z Państwem optymalnych warunków współpracy oraz prowadzenie badań należytej staranności.

Podstawy prawne
  • Rodzaj podstawy prawnej: realizacja tego celu jest naszym uzasadnionym interesem prawnym.
  • Podstawa prawna: art. 6. ust. 1. lit. f) RODO.

Reprezentacja stron

Wykorzystujemy dane identyfikacyjne i służbowe osób uprawnionych do reprezentacji stron umowy. Mogą to być członkowie zarządu, rady dyrektorów, wspólnicy, partnerzy, komplementariusze, pełnomocnicy bądź prokurenci. W ramach reprezentacji dokonują oni czynności prawnych i faktycznych w swoich mocodawców. Typowymi przykładami czynności reprezentacji jest udzielanie pełnomocnictw oraz zawieranie umów. Najczęściej wykorzystujemy Państwa imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz informacje o uprawnieniach do reprezentacji i posiadanych pełnomocnictwach.

Podstawy prawne:
  • Rodzaj podstawy prawnej: realizacja tego celu jest naszym uzasadnionym interesem prawnym.
  • Podstawa prawna:
    • art. 6. ust. 1. lit. f) RODO;
    • Ustawa z dnia 15. września 2000 r. Kodeks spółek handlowych;
    • Ustawa z dnia 23. kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Badania należytej staranności (due diligence)

 Prowadzimy kompleksowe badania należytej staranności. W niektórych przypadkach nawiązanie współpracy biznesowej uzależniamy od spełnienia przez naszych Partnerów określonych standardów. W danym przypadku może zależeć nam na przykład na ustaleniu czy nasz Partner biznesowy:

  • spełnia wymagania określonych norm ISO albo NASK;
  • spełnia wymagania określonych kodeksów biznesowych;
  • posiada określone kwalifikacje, uprawnienia, doświadczenie;
  • stanowi źródło podwyższonego ryzyka podatkowego.
Podstawy prawne
  • Rodzaj podstawy prawnej: realizacja tego celu jest naszym uzasadnionym interesem prawnym.
  • Podstawa prawna: art. 6. ust. 1. lit. f) RODO.

Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa

Prowadzimy rachunkowość oraz wykonujemy zadania z zakresu sprawozdawczości finansowej. Do realizacji tego celu potrzebne są dane identyfikacyjne, finansowe oraz kontaktowe, umieszczane na dowodach księgowych. Mogą znaleźć się tam dane osób uprawnionych do wystawienia albo odbioru danego dowodu księgowego – np. faktury. Najczęściej są to imię albo imiona i nazwisko. Wykorzystujemy te informacje do prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych oraz gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych. Dowodami księgowymi są na przykład: potwierdzenia przelewów, rachunki i faktury.

Podstawy prawne
  • Rodzaj podstawy prawnej: realizacja tego celu jest naszym obowiązkiem prawnym.
  • Podstawa prawna :
    • art. 6 ust. 1. lit. c) RODO;
    • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
    • polityka rachunkowości.

Zarządzanie roszczeniami

Zarządzamy roszczeniami wynikającymi z zawartych umów. Ustalamy istnienie należnych nam roszczeń i dochodzimy ich realizacji. Czynimy zadość uzasadnionym roszczeniom naszych Partnerów biznesowych oraz bronimy się przed nieuzasadnionymi roszczeniami. Roszczenie to prawo do wystąpienia z żądaniem zachowania się w określony sposób. Roszczenia mogą wynikać z niewykonania albo nieprawidłowego wykonania umowy. Do obsługi roszczeń wykorzystujemy dane osobowe, zgromadzone na etapie przygotowania i realizacji umowy.

Podstawy prawne
  • Rodzaj podstawy prawnej: realizacja tego celu jest naszym uzasadnionym interesem prawnym.
  • Podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
    • Ustawa z dnia 23. kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
    • Ustawa z dnia 17. listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.

Katalog danych osobowych

Poniżej prezentujemy Państwu katalog danych osobowych, które wykorzystujemy w celu realizacji naszych zadań.

Dane przedstawicieli stron

  1. Podstawowe dane identyfikacyjne – np. imię i nazwisko.
  2. Uprawnienia do reprezentacji – np.: podmiot reprezentowany, rodzaj umocowania, zakres umocowania, czas obowiązywania uprawnień.
  3. Służbowe dane kontaktowe – np.: adres e-mail, numer telefonu, identyfikator w komunikatorze.
Jak pozyskujemy dane?

Państwa dane osobowe udostępniamy sobie wzajemnie z naszym Partnerem biznesowymi przy zawieraniu umowy. Dane osobowe osób uprawnionych do reprezentacji mogą pochodzić także z publicznych baz danych – np. KRS (w przypadku prokurentów).

Dane osób wskazanych do realizacji umowy

Podstawowe dane identyfikacyjne – np. imię i nazwisko.

Służbowe dane kontaktowe – np.: adres e-mail, numer telefonu, identyfikator w komunikatorze.

Jak pozyskujemy dane?

Państwa dane osobowe udostępniamy sobie wzajemnie z naszym Partnerem biznesowymi przy zawieraniu umowy.

Kto otrzyma dane osobowe (odbiorcy danych)

Poniżej prezentujemy kategorie odbiorców, którym udostępnimy Państwa dane osobowe w trakcie realizacji naszych zadań.

Autoryzowani dostawcy podpisów elektronicznych

Wykorzystujemy podpisy elektroniczne do zawierania umów oraz autoryzowania dokumentów. Dzięki temu możemy prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, dostarczanym przez autoryzowanego dostawcę, dają gwarancję prawomocności.

Dostawcy poczty elektronicznej

Poczta elektroniczna jest naszym podstawowym środkiem komunikacji wewnętrznej. Upoważnieni pracownicy przekazują sobie informacje niezbędne do realizacji zadań służbowych poprzez wiadomość e-mail. Ponadto, możemy kontaktować się z Państwem za pomocą wiadomości e-mail w sprawach związanych z realizacją umowy. Informacje przesyłane pocztą elektroniczną są zabezpieczone. Dostawca usługi pocztowej pośredniczy w przekazaniu wiadomości pomiędzy nadawcą a odbiorcą, przechowuje i zabezpiecza korespondencję oraz zapewnia serwis.

Dostawcy komunikatorów internetowych

Dzięki temu możemy komunikować się z Państwem za pomocą połączeń internetowych – np. prowadzić wideokonferencje z wykorzystaniem Google Meet. Dostawca otrzymuje informacje dot. loginu użytkownika, będącego uczestnikiem wideokonferencji.

Operatorzy pocztowi

Operatorzy pocztowi zajmują się doręczaniem przesyłek pocztowych – np. listów i paczek. Udostępniamy Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe, jeżeli istnieje potrzeba, aby prowadzić korespondencję drogą tradycyjną. Przekazanie danych odbywa się poprzez zaadresowanie przesyłki pocztowej. Dzięki temu operator pocztowy może ją Państwu dostarczyć. Operatorami pocztowymi są np. Poczta Polska oraz InPost.

Dostawca programu do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Wdrożyliśmy hybrydowy obieg dokumentacji. Oznacza to, że wszelkie pisma przechowujemy zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dostawca programu do elektronicznego zarządzania dokumentacją odpowiada za bezpieczeństwo danych, które umieszczamy w systemie. Zajmuje się m.in. bieżącą aktualizacją programu, zabezpieczaniem danych przed dostępem z zewnątrz, usuwaniem awarii oraz tworzeniem kopii zapasowych. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej.

Zewnętrzne biura rachunkowe

Powierzyliśmy prowadzenie księgowości zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu przedsiębiorcy. Prowadzenie rachunkowości wymaga, aby nasze biuro rachunkowe otrzymywało na bieżąco dokumenty księgowe – np. faktury. Na dokumentach znajdują się niektóre dane osobowe przedsiębiorców jednoosobowych, takie jak firma, adres siedziby albo NIP. Można tam znaleźć również dane identyfikacyjne osób działających w imieniu naszych Partnerów biznesowych – np. członków zarządu albo prokurentów.

Kancelarie adwokackie, radcowskie i doradztwa prawnego, które zapewniają nam pomoc prawną

W niektórych sytuacjach potrzebujemy uzyskać pomoc prawną, aby prawidłowo wykonywać nasze zadania. Dane osobowe udostępniamy w przypadku powstania problemu prawnego w należytym rozpatrzeniu Państwa indywidualnej sprawy albo zaistnienia sporu. Umożliwia nam to załatwianie Państwa spraw zgodnie z literą prawa.

Podmioty, którym zleciliśmy windykację oraz egzekucję wierzytelności

Udostępnimy Państwa dane w przypadku, gdy nie będziecie regulować swoich zobowiązań i nie uda się polubownie rozwiązać sporu. Dzięki temu skutecznie dochodzimy należności wynikających z niewykonanych lub nieprawidłowo wykonanych umów.

Dostawcy narzędzi do automatyzacji marketingu

Dzięki temu możemy kompleksowo zarządzać relacjami z naszymi partnerami biznesowymi, korzystając z jednego, wielofunkcyjnego narzędzia. Narzędzia do automatyzacji marketingu umożliwiają gromadzenie danych transakcyjnych i behawioralnych, umożliwiających oferowanie usług ściśle odpowiadających Państwa potrzebom biznesowym. Pozyskane informacje wykorzystujemy do ulepszania usług własnych oraz do oferowania usług, które naszym zdaniem mogą Państwa zainteresować.

Dostawcy narzędzi do wysyłki newsletterów

Możemy dostarczać Państwu newsletter zawierający informacje handlowe oraz materiały o charakterze edukacyjnym, przygotowane przez naszych specjalistów.

Okres przechowywania danych osobowych

  1. Państwa dane osobowe przechowujemy przez okres obowiązywania umowy.
  2. Po ustaniu umowy, Państwa dane osobowe przechowujemy jeszcze przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
  3. Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dlaczego przechowujemy dane osobowe?

Przechowywanie danych przez czas obowiązywania umowy jest niezbędne do jej wykonania. Przechowywanie danych po upływie okresu obowiązywania umowy jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami. Podstawowy termin przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz zasady jego biegu określają przepisy art. 70. §1. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Państwa uprawnienia

W związku z tym, że wykorzystujemy Państwa dane osobowe, przysługują Państwu określone uprawnienia. Poniżej prezentujemy listę uprawnień mających zastosowanie w toku postępowania. Opisujemy również na czym one polegają oraz kiedy i w jaki sposób możecie Państwo z nich skorzystać.

Prawo dostępu do danych

Możecie Państwo dowiedzieć się czy dysponujemy Waszymi danymi osobowymi, jakie są to dane oraz w jaki sposób posługujemy się nimi. Możecie Państwo także uzyskać kopię swoich danych osobowych.

Odmówimy wydania kopii danych osobowych, jeżeli jej wydanie w danym przypadku niekorzystnie wpłynie na prawa i wolności innych. Dostępu do danych udzielamy poprzez przekazanie sprawozdania. Realizując prawo dostępu do danych nie przekażemy Państwu kopii zgromadzonej dokumentacji.

Jak skorzystać?
  1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się wyżej.
  2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.
  3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.
  4. Określ swoje żądanie. W treści podania napisz, że składasz wniosek o dostęp do swoich danych osobowych.

Prawo do sprostowania danych

Możesz poprawić nieprawidłowe informacje na swój temat, zaktualizować nieaktualne oraz uzupełnić brakujące.

Przed dokonaniem sprostowania będziemy sprawdzać prawdziwość i poprawność podawanych przez Państwa danych osobowych. W tym celu poprosimy o okazanie odpowiedniego dokumentu lub wykonanie wskazanej czynności.

Jak skorzystać?
  1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się wyżej.
  2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.
  3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.
  4. Określ swoje żądanie. W treści podania napisz, że składasz wniosek o sprostowanie swoich danych osobowych.
  5. Wskaż dokładnie które informacje na swój temat uznajesz za błędne lub nieaktualne albo wskaż brakujące informacje.

Prawo do usunięcia danych

Możesz poprosić nas o skasowanie Twoich danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie, gdy:
  1. Państwa dane osobowe nie są nam już potrzebne do osiągnięcia naszych celów albo
  2. wnieśliście Państwo sprzeciw, który okazał się być słuszny albo
  3. Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo
  4. w konkretnym przypadku spoczywa na nas prawny obowiązek usunięcia Państwa danych osobowych.
Odmówimy Państwu prawa do usunięcia danych, gdy:
  1. Państwa dane osobowe będą nam niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo
  2. Państwa dane osobowe będą niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jak skorzystać?
  1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się wyżej.
  2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.
  3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.
  4. Wskaż dokładnie zakres danych osobowych, które mają zostać usunięte. Mogą to być poszczególne informacje albo wszystkie dane osobowe, zgromadzone w związku z zawartą umową.
  5. Uzasadnij swoje stanowisko. Pomoże nam to prawidłowo ocenić Twoje żądanie.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Po ograniczeniu przetwarzania Państwa danych osobowych możemy je nadal wykorzystywać wyłącznie w następujących celach:

  1. przechowywania;
  2. ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony roszczeń;
  3. ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.

Jeżeli będziemy chcieli wykorzystać Państwa dane osobowe do realizacji jakichkolwiek innych celów będziemy musieli uzyskać Państwa zgodę.

Możecie Państwo skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania z uwagi na co najmniej jedną z poniższych okoliczności:

  1. kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych – ograniczymy przetwarzanie na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość Państwa danych albo
  2. Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem lecz sprzeciwiacie się Państwo ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia przetwarzania albo
  3. nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych do osiągnięcia naszych celów, ale są one niezbędne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  4. wnieśliście Państwo sprzeciw – ograniczymy przetwarzanie do czasu ustalenia jego zasadności.
Jak skorzystać?
  1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się wyżej.
  2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.
  3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.
  4. Określ swoje żądanie. Napisz, że żądasz ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
  5. Uzasadnij swoje stanowisko. Pomoże nam to prawidłowo ocenić Twoje żądanie.

Prawo do sprzeciwu

Przysługuje Państwu prawo sprzeciwu, gdy wykorzystujemy dane osobowe do realizacji celów wynikających z naszych uzasadnionych interesów prawnych. Z prawa do sprzeciwu można skorzystać w dowolnym momencie. Uznanie sprzeciwu skutkuje usunięciem danych osobowych, wykorzystywanych w danej sprawie. Sprzeciw uwzględnimy tylko w wyjątkowych przypadkach, z uwagi na Państwa szczególną sytuację.

Możemy odrzucić sprzeciw wykazując istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do korzystania z Państwa danych osobowych. Prawnie uzasadnione podstawy muszą być nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności. Możemy również odrzucić Państwa sprzeciw, gdy wykażemy podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Proszę uzasadnić sprzeciw, aby zwiększyć szanse na jego uwzględnienie. Uzasadniając sprzeciw proszę dokładnie opisać na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się Państwo znajdujecie. Należy wyjaśnić czym różni się Państwa sytuacja od sytuacji innych osób, których dane wykorzystujemy w tych samych celach.

Jak skorzystać?
  1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się wyżej.
  2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.
  3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.
  4. Wskaż dokładnie którym celom przetwarzania danych osobowych się sprzeciwiasz.
  5. Uzasadnij swoje stanowisko, aby zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie sprzeciwu. Opisz na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się znajdujesz.

Prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Możecie Państwo powiadomić organ nadzorujący przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych o naruszeniu prawa. Polskim organem nadzoru jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak skorzystać?

Skontaktuj się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Czy podanie danych osobowych jest konieczne

Poniżej prezentujemy informację na temat tego czy macie Państwo obowiązek podania swoich danych osobowych. Wyjaśniamy także jakie będą konsekwencje odmowy podania danych.

Przedstawiciele stron

  • Czy muszę podać dane: podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy.
  • Konsekwencje odmowy: nie będziemy w stanie skutecznie zawrzeć umowy.

Osoby wskazane przez strony do realizacji umowy

  • Czy muszę podać dane: podanie danych osobowych jest warunkiem umownym.
  • Konsekwencje odmowy: nie będziemy w stanie skutecznie współpracować przy realizacji umowy.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

 Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany. Wszelkie dotyczące Państwa decyzje podejmują ludzie – pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie spraw opisanych w Polityce prywatności. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji polega na prawomocnym rozstrzyganiu spraw przez algorytm sztucznej inteligencji.

Profilowanie

Nie dokonujemy profilowania. Profilowanie to forma automatycznego wykorzystywania danych osobowych do oceny wybranych cech człowieka na podstawie zgromadzonych o nim informacji.